ТЭТ Архив

ВИДЫ НАШИХ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ

Мы предлагаем несколько специализированных решений, которые путем небольшой доводки в процессе внедрения будут идеально встроены в ваши бизнес-процессы.

АРХИВ БУХГАЛТЕРИИ
Наиболее популярный вариант нашей системы, ориентированный на использование в бухгалтериях, договорных и финансовых подразделениях компаний. Решение «заточено» на работу с документами бухгалтерского и налогового учета, насыщено функциональными возможностями, упрощающими решение конкретных бизнес-задач.
ТЕХНИЧЕСКИЙ АРХИВ
Ориентирован на хранение проектно-сметной документации, имеет встроенную подсистему автоматизации бумажного архива. Может быть интегрирован с CAD/CAM-системами. Позволяет подключать внешних пользователей: например, конструкторские бюро, производственные подразделения. Доступен 7х24х365.
КОРПОРАТИВНЫЙ АРХИВ
Наиболее универсальное решение, хороший вариант расширения корпоративного портала. Позволяет организовать удобное хранение контента подразделениями компании с учетом особенностей их работы с электронными и бумажными документами. Упрощает атрибутирование и поиск документов, поддерживает версионность.

ОСНОВЫ ТЕХНОЛОГИИ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ

Функции электронного архива, которые видны пользователю, кажутся простыми. Но это кажущаяся простота, современный электронный архив — средоточие технологий. В нем объединены средства распознавания изображений, инструменты надежного хранения и поиска данных, интеграционные сервисы для связи со смежными информационными системами.

Штрихкодирование

На каждом документе, помещаемом в архив, должен быть штрихкод. Он может быть внедрен в документ на этапе создания, например, в учетной системе или нанесен в виде готовой или распечатываемой этикетки перед сканированием.

Подробнее о технологии

Сканирование

Очень ответственный этап, от него зависит насколько успешно будут распознаны текстовая часть документа и штрихкод на следующем шаге обработки. Мы поможем подобрать сканеры, соответствующие вашим потребностям.

Распознавание

Этап выполняется автоматически с помощью фирменного ПО ABBYY. Результатом обработки скан-образа является PDF-файл с возможностью поиска. Страницы получат правильную ориентацию, будут удалены перекосы и мелкие погрешности сканирования.

Хранение

Сочетание правильного аппаратного и программного обеспечения гарантирует надежное хранение вашего контента, в удобных структурах (библиотеках, наборах), с малым временем отклика на запросы практически любой сложности.

Использование

Контент будет всегда доступен для быстрого просмотра как из самой системы ЭА, так и из смежных информационых систем. При необходимости может быть настроен удаленный доступ к архиву по защищенному протоколу связи.

СЕМИНАР

«Электронный архив на базе MS SharePoint»
ежеквартально, г.Москва
Модули в подарок по количеству участников*

Программа и бронирование

ИСПОЛЬЗУЕМОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

В основе предлагаемых нами решений — программное обеспечение (ПО) компаний Microsoft и ABBYY. Если ваша организация относится к среднему или крупному бизнесу, то, вероятнее всего, что-то из требующегося для создания электронного архива ПО у вас уже есть и это еще один аргумент в пользу внедрения нашей системы. Вершиной «айсберга» являются программные компоненты нашей разработки. В ряде случаев они достаются вам бесплатно.

Компоненты ТЭТ Архив

Наши компоненты — это то, что превращает программное обеспечение «общего» назначения от известных производителей, в специализированный, удобный, учитывающий особенности работы с документами в российских организациях, электронный архив. Мы разработали несколько десятков компонент, этот задел позволяет в самые сжатые сроки конфигурировать то решение, которое нужно вам. О примерах наших компонент — чуть ниже и здесь.
ПО компании Microsoft

В качестве базовой системы управления контентом наши решения используют Microsoft SharePoint. Это один из лучших продуктов, ориентированных на организацию структурированного хранения документов. Продукт надежен, удобен, прост в освоении конечными пользователями. Кроме того потребуется лицензия на MS SQL Server — сервер управления базами данных. СУБД обеспечит не только долговременное хранение, но и максимально быстрый доступ к вашему контенту.
ПО компании ABBYY

Задачи распознавания документов мы решаем путем использования ABBYY Recognition Server — специализированного программного обеспечения, выполняющего функции подготовки качественного скан-образа. ПО ABBYY умеет распознавать штрихкоды и текст, устранять перекосы и устанавливать правильную ориентацию документов, убирать цифровые шумы, имеет инструменты автоматизации сканирования и атрибутирования документов операторами.

ВАРИАНТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВА В БУХГАЛТЕРИИ

Существует множество задач, решение которых упростит электронный архив документов. Подавляющее большинство документоёмких бизнес-процессов с внедрением электронного архива заметно упростится. Вот лишь некоторые примеры:

Аудиторская проверка

Наличие электронного архива избавит ваших аудиторов (или ваших сотрудников, помогающих им) от необходимости заниматься подбором документов в процессе проверки. Вы просто допускаете аудиторов с правами «читателей» в те разделы электронного архива, в которых хранятся документы проверяемых периодов. Если вы разрешаете аудиторам в ходе проверки использовать вашу учетную систему, то и оттуда они смогут переходить к нужным документам. Таким образом, сроки проверок гарантированно снижаются, а их качество повышается.
Запрос из налоговой инспекции

Сотрудник, которому поручена подготовка на запрос из инспекции, выполняет поиск документов в электронном архиве, не вставая со своего рабочего места. Поиск осуществляется по любому сочетанию условий, например, можно указать контрагента и период, к которому должны относиться документы. Когда документы найдены, их можно выгрузить на компьютер пользователя. При этом будет автоматически сформирован Excel-реестр выгруженных документов. Далее документы передаются в инспекцию (в электронном виде или в виде распечатанных и заверенных копий).
Централизованная бухгалтерия

Создание централизованных бухгалтерий (общих центров обслуживания) – настоящий тренд последних лет. В филиалах и дочерних обществах оставляется только минимальное количество сотрудников, отвечающих за формальную проверку и сканирование поступающих извне документов. В течение 3-5 минут скан-образы документов становятся доступны бухгалтерам в центральном офисе. Бумажные оригиналы передаются на хранение в неспешном темпе, их отсутствие в централизованной бухгалтерии уже не влияет на процедуры бухгалтерского учета.

ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ ДОКУМЕНТОВ

ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ ДОКУМЕНТОВ

ВИДЫ НАШИХ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ